RPA + Machine Vision

Automatisierung der Verarbeitung von Primärdokumenten mit RPA

Künstliche Intelligenz und RPA ermöglichen es gemeinsam, Rechnungen und andere Primärdokumente schneller, fehlerärmer und mit deutlich weniger manuellem Aufwand in ERP-Systemen wie 1C zu verarbeiten.

1–2 Min. Robotzeit für die vollständige Verarbeitung einer Zahlungsrechnung
4–8 Min. Zeitersparnis pro Dokument im Vergleich zur manuellen Eingabe
Beliebiges Format PDF, DOC, XLSX, JPEG und weitere Dokumenttypen
Überblick

Im Zeitalter der globalen Digitalisierung wächst das Volumen routinemäßiger Vorgänge rasant. Unternehmen belasten Mitarbeitende mit monotonen, sich wiederholenden Aufgaben, was zu größeren Teams, häufigeren Fehlern und weniger Raum für fachliche Entwicklung führt.

RPA beseitigt bereits einen großen Teil dieser Routine. In Kombination mit moderner KI und Machine Vision können Software-Roboter noch mehr leisten: Sie holen Dokumente aus beliebigen Quellen ab, erkennen Felder, extrahieren Geschäftsdaten und tragen sie mit minimalem menschlichem Eingriff in ERP-Systeme ein.

Dieser Beitrag zeigt den geschäftlichen Nutzen der Robotisierung von Primärdokumenten. Bei Flexible IT Solutions GmbH nutzen wir die Eingabe von Rechnungen in 1C: Accounting als praxisnahes Beispiel dafür, wie KI und RPA Routinearbeit reduzieren.

Was sind Primärdokumente?

Primärdokumente, auch Quelldokumente genannt, halten fest, dass ein Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat. Sie gehören zu den wichtigsten Unterlagen im Rechnungswesen.

  • Rechnungen zur Zahlung
  • Abnahmeprotokolle für erbrachte Leistungen oder Services
  • Universal Transfer Documents (UTD)
  • Fracht- und Lieferscheine
  • Weitere buchhalterische Belegdokumente

Trotz der weiten Verbreitung von Electronic Data Interchange werden viele Dokumente weiterhin über nicht standardisierte Kanäle und Prozesse verarbeitet. In solchen Fällen kann RPA Dokumente aus beliebigen Systemen abrufen, Inhalte erkennen und in ERP-Lösungen wie 1C: Accounting, 1C: Trade Management, 1C: ERP oder 1C: Holding Management eintragen.

Manuelle Verarbeitung von Rechnungen

Die Rechnungserfassung gehört zu den häufigsten Aufgaben im Rechnungswesen. Typischerweise läuft der Prozess so ab:

  1. Die Rechnung kommt per E-Mail, Messenger oder über ein EDI-System an.
  2. Die Buchhaltung speichert die Datei lokal ab.
  3. Die zuständige Person öffnet das ERP-System und erstellt einen Zahlungsauftrag.
  4. Gegenpartei, Vertrag, Verwendungszweck und Bankdaten werden manuell eingetragen.
  5. Die Rechnungsdatei wird angehängt und das Dokument wird gebucht.

Für eine einzelne Rechnung werden meist 5 bis 10 Minuten benötigt. Bei großem Volumen entsteht daraus eine erhebliche operative Belastung. Zusätzliche Begleitdokumente können den Aufwand weiter erhöhen.

RPA-Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die Verarbeitung von Rechnungen ist eine beschreibbare und algorithmische Aufgabe. Genau deshalb eignet sie sich hervorragend für die Automatisierung mit RPA.

1

Empfang der Rechnung

Der Roboter kann Rechnungen auf mehreren Wegen empfangen, zum Beispiel per E-Mail über SMTP oder aus Messenger-Systemen über APIs. Alle Eingangskanäle lassen sich in einem einheitlichen Flow bündeln.

Typische Abrufzeit: bis zu 5 Sekunden
2

Speichern und Sortieren von Dokumenten

Der Roboter speichert Rechnungen auf lokalen oder Netzlaufwerken gemäß den Anforderungen des Kunden und kann Dokumente automatisch in die gewünschte Ordnerstruktur sortieren.

Typische Speicherzeit: bis zu 5 Sekunden
3

Erkennung der Daten und Erstellung des Zahlungsauftrags

Mithilfe von Machine Vision erkennt der Roboter die relevanten Felder auf der Rechnung und extrahiert Informationen aus PDFs, Office-Dateien und Bildformaten. Anschließend verbindet er sich per COM, Web-Verbindung oder GUI-Automation mit 1C und trägt die Daten automatisch ein.

Erkennung: ca. 5 Sekunden, ERP-Eingabe: 10–30 Sekunden

Ergebnis: Der gesamte Prozess der Rechnungserfassung dauert für den Roboter nicht länger als 1 bis 2 Minuten. Damit spart er je Dokument etwa 4 bis 8 Minuten und nimmt dem Team monotone Routinearbeit ab.

Geschäftlicher Nutzen

Die Erfassung von Primärdokumenten ist für Mitarbeitende oft zeitintensiv, gleichzeitig aber in vielen Unternehmen stark regelbasiert. Genau das macht sie ideal für Software-Roboter.

Roboter können nahezu jede Art von Primärdokumentation verarbeiten und sich an unternehmensspezifische Prozesse anpassen. In der Praxis bedeutet das: schnellere Buchhaltungsvorgänge, weniger manuelle Fehler und mehr Zeit für Analyse, Prüfung und Ausnahmen statt für reine Dateneingabe.

Automatisierungslösungen dieser Art beschleunigen Geschäftsprozesse um ein Vielfaches und entlasten Teams spürbar von Routineaufgaben.